# ABLAGE

## Übersicht

Durch Berühren der Taste [Ablage] für die Dokumentenablagefunktion können Sie, wenn Sie in einem der Modi ein Original drucken oder übertragen, das Original gleichzeitig im Hauptordner oder dem gespeicherten anwenderspezifischen Ordner speichern. Die gespeicherte Datei kann später aufgerufen werden, damit Sie das Original erneut kopieren oder senden können, ohne dass Sie das Original suchen müssen.
Wenn eine Datei mithilfe der Funktion "Ablage" gespeichert wird und keine Daten angehängt werden, werden der Benutzername und der Dateiname automatisch der Datei zugewiesen.
Benutzername: Unbek. Benutzer
Dateiname: Modus_Jahr-Monat-Tag_Stunde-Minute-Sekunde
(Beispiel: Copy_20140404_112030)
Speicherort: Hauptordner

## Bedienung

Als Beispiel finden Sie untenstehend die Beschreibung für das Speichern eines Dokuments im Ordner „Ablage“ im Kopiermodus.
Legen Sie das Original ein und drücken Sie die Taste [Vorschau].
Legen Sie das Original in das Einzugfach des automatischen Originaleinzugs oder auf das Vorlagenglas.

- AUSWAHL EINES VERFAHRENS ZUM EINLEGEN DES ORIGINALS ABHÄNGIG VOM TYP UND STATUS DES ORIGINALS

Je nach den verwendeten Kopierfunktionen gibt es auch Fälle, in denen bestimmte Einstellungen erforderlich sind, bevor die Vorschau angezeigt wird.
Berühren Sie die Taste [Ablage], um die Dateiinformationen anzuhängen.
Weitere Informationen über Benutzername, Dateiname, Ordner und Attributeinstellung finden Sie unter „Datei-Information“.
So speichern Sie auf der Festplatte:

- Ändern des Attributs
- Festlegen eines Benutzernamens
- Zuweisen eines Dateinamens
- Festlegen des Ordners
- PDF für PC-Browsen erstellen

So speichern Sie auf einem externen Speichergerät:

- Zuweisen eines Dateinamens
- Festlegen des Ordners
- PDF für PC-Browsen erstellen

Nach der Konfiguration der obigen Einstellungen wird wieder dieser Bildschirm angezeigt. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Wenn Sie der Datei keinen Benutzernamen oder andere Informationen zuweisen möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Berühren Sie die Taste .
Der Basisbildschirm für den Kopiermodus wird wieder angezeigt und die Taste [Ablage] markiert dargestellt.
Wählen Sie Kopiereinstellungen und berühren Sie die Taste [FARBE STARTEN] oder [SCHWARZWEISS STARTEN].

- Gleichzeitig mit dem Beginn des Kopiervorgangs wird das Original als Datei gespeichert.
  Auch die dafür ausgewählten Kopiereinstellungen werden gespeichert.
- Weitere Hinweise zum Einlegen des Originals finden Sie unter Schritt 1 von „AUSWAHL EINES VERFAHRENS ZUM EINLEGEN DES ORIGINALS ABHÄNGIG VOM TYP UND STATUS DES ORIGINALS“.

Dateiinformationen
Im Folgenden wird der Ablauf für die Detaileinstellungen beschrieben.
Wenn Sie ein Attribut, einen Benutzernamen, einen Dateinamen, und Ordner festlegen, können Sie Dateien leichter verwalten und suchen. Ist [Vertraulich] als Attribut ausgewählt und ein Kennwort festgelegt, so kann außerdem die Datei nicht von anderen Personen unerlaubt angezeigt werden.
Ändern des Attributs
Die Schutz-Einstellung kann für Dateien gewählt werden, die mit der Dokumentenablagefunktion gespeichert wurden. Damit wird verhindert, dass eine Datei verschoben oder automatisch oder manuell gelöscht wird.
Gespeicherten Dateien können drei Attribute zugewiesen werden: „Gemeinsame Nutzung“, „Schutz“ sowie „Vertraulich“. Wenn eine Datei mit dem Attribut „Gemeinsame Nutzung“ gespeichert wird, ist sie nicht geschützt. Wenn eine Datei mit dem Attribut „Schutz“ oder „Vertraulich“ gespeichert wird, ist sie geschützt.
Alle Dateien, die im Ordner „Offene Ablage“ abgespeichert werden, haben das Attribut „Gemeinsame Nutzung“. Beim Abspeichern einer Datei im Hauptordner oder einem anwenderspezifischen Ordner kann entweder „Gemeinsame Nutzung“ oder „Vertraulich“ ausgewählt werden.

Gemeinsame Nutzung | Eine Datei vom Typ „Gemeinsame Nutzung“ kann über „Eigenschaften ändern“ in den Auftragseinstellungen in eine Datei vom Typ „Schutz“ oder „Vertraulich“ geändert werden.
Schutz | „Schutz“ erfordert keine Vergabe eines Passworts, verhindert jedoch, dass eine Datei verschoben, gelöscht oder bearbeitet werden kann. Es kann kein Passwort gesetzt werden. Auf der Taste Datei einer geschützten Datei wird das Symbol zusammen mit dem Symbol des Modus angezeigt.
Vertraulich | Um eine Datei vom Typ „Vertraulich“ zu schützen, wird ein Kennwort festgelegt. (Das Passwort muss zum Aufrufen der Datei eingegeben werden.) Auf der Taste „Datei“ einer vertraulichen Datei wird das Symbol zusammen mit dem Symbol des Modus angezeigt.

Einschränkungen für die Änderung der Eigenschaft

- Eine auf „Gemeinsame Nutzung“ eingestellte Datei kann auf „Schutz“ oder „Vertraulich“ geändert werden. Aber eine auf „Gemeinsame Nutzung“ eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, kann nur auf „Schutz“ umgestellt werden.
- Eine auf „Schutz“ eingestellte Datei kann auf „Gemeinsame Nutzung“ oder „Vertraulich“ geändert werden. Aber eine auf „Schutz“ eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, kann nur auf „Gemeinsame Nutzung“ umgestellt werden.
- Eine im Ordner Offene Ablage gespeicherte Datei kann nicht auf „Vertraulich“ umgestellt werden. Wenn die Datei in den Hauptordner oder einen Spezif. Ordner verschoben wird, kann die Eigenschaft auf „Vertraulich“ geändert werden.
- Für eine Datei kann nur eine Eigenschaft ausgewählt werden.

Wählen Sie im Dateiinformationsbildschirm die Option [Eigenschaften].
Wenn Sie [Vertraulich] ausgewählt haben, geben Sie über die Zifferntasten ein Passwort (32-stellig) ein.
Jede eingegebene Stelle wird als „“ angezeigt.
Festlegen eines Benutzernamens
Berühren Sie das Textfeld [Benutzername].
Wenn die Benutzerautorisierung verwendet wird, wird automatisch der beim Anmelden verwendete Benutzername ausgewählt. In diesem Fall ist dieser Schritt nicht erforderlich.
Der Benutzername muss zunächst im "Einstellungsmodus" unter [Benutzerliste] → [Benutzerkontrolle] gespeichert werden.
Berühren Sie die Taste für den Benutzernamen.
Alternativ können Sie einen Benutzernamen auswählen, indem Sie die Taste [Aufrufen mit Registrationsnr.] berühren und die Benutzernummer eingeben.
Die Benutzernummer muss zunächst im „Einstellungsmodus“ unter [Benutzerliste] → [Benutzerkontrolle] eingestellt werden.
Berühren Sie die Taste .
Sie gelangen zurück zum Bildschirm von Schritt 1, um den ausgewählten Benutzernamen anzuzeigen.
Zuweisen eines Dateinamens
Der Datei kann ein Dateiname zugewiesen werden.
Berühren Sie das Textfeld [Dateiname] und geben Sie den Dateinamen ein.
Geben Sie einen Dateinamen ein (maximal 30 Zeichen).
Dateiname

- Wurde ein bereits vorhandener Dateiname angegeben, wird dem Dateinamen eine Tilde und eine fortlaufende Nummer angehängt und die Datei unter diesem Dateinamen gespeichert. Bei Dateinamen wird nicht nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
  Wenn also z. B. die Datei „test.txt“ bereits vorhanden ist und Sie den Dateinamen „TEST.TXT“ angeben, wird die Datei unter dem Namen „TEST.TXT~1“ gespeichert.
- Wenn die Länge des Namens den Grenzwert überschreitet, werden überzählige Zeichen entfernt und am Ende des Dateinamens wird eine fortlaufende Nummer angehängt.

Festlegen des Ordners
Legen Sie den Ordner zum Speichern der Datei fest.
Berühren Sie das Textfeld [Speicherort].
Falls ein Benutzername mit der Einstellung „Mein Ordner“ ausgewählt wird, wird automatisch der entsprechende Ordner dieses Benutzers ausgewählt.
Berühren Sie die Taste des Ordners , in dem Sie die Datei speichern möchten.
Wenn für den Ordner ein Kennwort festgelegt wurde, erscheint eine Kennworteingabemaske. Geben Sie über die Zifferntasten das Passwort (5 bis 8 Stellen) ein, und berühren Sie .
PDF für PC-Browsen erstellen
Berühren Sie das Kontrollfeld [PDF für PC-Browsen erstellen], um es auf zu setzen, und eine öffentliche PDF-Datei zum Betrachten am PC wird beim Speichern der Datei erzeugt.
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