FILE

Panoramica

Se si tocca il tasto [File] della funzione di archiviazione documenti mentre si stampa o si trasmette un originale in qualsiasi modalità, durante tale operazione è possibile memorizzare l'originale nella cartella Principale o in una cartella personalizzata memorizzata. Il file memorizzato può essere richiamato in un momento successivo, consentendo di copiare o inviare di nuovo l'originale senza doverlo cercare.
Se si memorizza un file tramite il comando File senza aggiungere ulteriori informazioni, vengono automaticamente assegnati il nome utente e il nome di file riportati di seguito.
Nome Utente: Utente Sconosc.
Nome File: Modalità_Giorno-Mese-Anno_Ora-Minuti-Secondi
(Esempio: Copia_20110404_112030)
Memorizzato in: Cartella Principale

Funzionamento

Di seguito è riportato un esempio di utilizzo della funzione "File" in modalità di copia.
Posizionare l'originale e toccare il tasto [Anteprima].
Posizionare l'originale nel vassoio dell'alimentatore automatico dei documenti oppure sul piano documenti.
A seconda delle funzioni di copia utilizzate, in alcuni casi può essere necessario configurare alcune impostazioni per poter generare l'anteprima.
Toccare il tasto [File] per aggiungere le informazioni relative al file.
Per selezionare il nome utente, il nome file, la cartella e l'impostazione della proprietà, vedere "Informazioni del file".

Per salvare il file sul disco rigido:
Per salvare il file in un dispositivo di memoria esterno:

Dopo aver configurato le impostazioni indicate in precedenza, verrà nuovamente visualizzata questa schermata. Passare al punto successivo.
Se non si desidera assegnare un nome utente o altre informazioni al file, passare al punto successivo.
Toccare .
Verrà nuovamente visualizzata la schermata di base della modalità di copia e il tasto [File] verrà evidenziato.
Selezionare le impostazioni di copia, quindi toccare il tasto [Avvio a colori] o [Avvio in B/N].

Informazioni sul file
Di seguito è illustrata la procedura per l'impostazione dei dettagli.
Specificando attributi quali proprietà, nome utente, nome file e cartella, è possibile semplificare la gestione e la ricerca di un file. Inoltre, se per Proprietà si seleziona [Confidenziale] e si imposta una password, gli altri utenti non potranno visualizzare il file senza autorizzazione.
Modifica della proprietà
Per i file salvati tramite la funzione di archiviazione documenti è possibile selezionare l'impostazione Proteggi. In questo modo si evita che un file venga spostato oppure eliminato automaticamente o manualmente.
Sono disponibili tre proprietà per i file salvati: "Condivisione", "Proteggi" e "Confidenziale". I file salvati con la proprietà "Condivisione" non sono protetti. I file salvati con la proprietà "Proteggi" e "Confidenziale" sono protetti.
Ai file salvati nella cartella Selezione Rapida File viene applicata la proprietà "Condivisione". Quando si salva un file nella cartella Principale o in una cartella personalizzata, è possibile selezionare la proprietà "Condivisione", "Proteggi" o "Confidenziale".
Condivisione Per modificare la proprietà "Condivisione" di un file in "Proteggi" o "Confidenziale", utilizzare la funzione "Modifica Proprietà" nelle impostazioni del lavoro.
Proteggi La proprietà "Proteggi" non richiede l'impostazione di una password, ma impedisce lo spostamento, l'eliminazione e la modifica del file. Non è possibile impostare una password. Sul tasto del file di un file protetto, insieme all'icona della modalità viene visualizzata l'icona .
Confidenziale Per proteggere un file "Confidenziale" viene impostata una password. (Per richiamare il file è necessario digitare la password. ) Sul tasto del file di un file confidenziale, insieme all'icona della modalità viene visualizzata l'icona .
Limitazioni relative alla modifica della proprietà
  • È possibile passare un file impostato su "Condivisione" a "Proteggi" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia è possibile passare a "Proteggi" un file "Condivisione" salvato nella cartella Selezione Rapida File.
  • È possibile passare un file impostato su "Proteggi" a "Condivisione" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia è possibile passare a "Condivisione" un file "Proteggi" salvato nella cartella Selezione Rapida File.
  • Per i file salvati nella cartella Selezione Rapida File non è possibile impostare la proprietà "Confidenziale". Se il file viene spostato nella cartella Principale o in una cartella personalizzata, la proprietà può essere modificata in "Confidenziale".
  • Non è possibile selezionare due proprietà per uno stesso file.
Selezionare [Proprietà] nella schermata Informazioni File.
Se è stata selezionata la proprietà [Confidenziale], immettere una password (32 cifre) utilizzando i tasti numerici.
Ogni volta che si immette una cifra viene visualizzato il simbolo "".
Specifica di un nome utente
Toccare la casella di testo [Nome Utente].
Quando si utilizza l'autenticazione dell'utente, viene automaticamente selezionato il nome utente utilizzato per l'accesso. In tal caso, non è necessario eseguire questa operazione.
Il nome utente deve essere prima memorizzato in modalità di impostazione, selezionando [Controllo utente] → [Elenco Utenti].
Toccare il tasto del nome utente.
In alternativa, per selezionare un nome utente è possibile toccare il tasto [Chiama con numero di registrazione] e immettere il numero dell'utente.
Il numero dell'utente deve essere prima configurato in modalità di impostazione, selezionando [Controllo utente] → [Elenco Utenti].
Toccare .
Viene nuovamente visualizzata la schermata del passaggio 1 per mostrare il nome utente selezionato.
Assegnazione di un nome file
È possibile assegnare un nome al file.
Toccare la casella di testo [Nome file] e immettere il nome del file.
Inserire un nome di file che non superi i 30 caratteri.
Nome file
  • Se viene specificato un nome di file già esistente, alla fine del nome vengono aggiunti una tilde e un numero di serie, quindi il file viene salvato con un nome diverso. Per il nome di file non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
    Se ad esempio il file "test.txt" esiste già e si specifica il nome "TEST.TXT", il file verrà salvato con il nome "TEST.TXT~1".
  • Se la lunghezza del nome di file supera il massimo consentito, i caratteri in eccesso verranno omessi e alla fine del nome verrà aggiunto un numero di serie.
Specifica della cartella
Specificare la cartella per la memorizzazione del file.
Toccare la casella di testo [Memorizz. In].
Se è selezionato un nome utente con l'impostazione "Cartella pers.", verrà automaticamente selezionato tale utente.
Toccare il tasto della cartella in cui si desidera memorizzare il file.
Se per la cartella è stata configurata una password, verrà visualizzata una schermata per l'immissione della password. Digitare la password (da 5 a 8 cifre) con i tasti numerici, quindi toccare il tasto .
Creazione di PDF per la ricerca su PC
Toccare la casella di controllo [Crea PDF per cercare su PC] per visualizzare . Al salvataggio del file verrà creato un file PDF pubblico per la ricerca sul PC.
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